Slechtnieuwsgesprek met collega’s of klanten: zo pak je het aan

Moet je een collega meedelen dat hij die langverwachte promotie of opleiding toch niet krijgt? Of weet je niet goed hoe je die ene klant moet vertellen dat je een cruciale fout hebt gemaakt? Maak je geen zorgen: dit stappenplan helpt je door de moeilijkste slechtnieuwsgesprekken heen.

1.     Bereid het slechtnieuwsgesprek goed voor

Of het nu gaat om een functioneringsgesprek, een loononderhandeling of een slechtnieuwsgesprek: een grondige voorbereiding is onmisbaar. Denk na over de inhoud van het gesprek: wat wil je precies vertellen? En wat wil je graag van je gesprekspartner horen? Zet gerust enkele praktische tips – zie hieronder – als geheugensteun op papier.

Daarnaast is het zaak om het gesprek te laten doorgaan in optimale omstandigheden. Regel een aparte ruimte waar jullie voldoende privacy hebben en plan zeker genoeg tijd in.

2.     Deel het slechte nieuws meteen mee

Bij een slechtnieuwsgesprek heeft het geen zin om uit te weiden over koetjes en kalfjes. In dit geval ga je beter voor de korte pijn en deel je het slechte nieuws meteen mee. Formuleer je boodschap op een formele manier, zodat ze klaar en duidelijk binnenkomt en er geen misverstanden ontstaan.

3.     Presenteer een paar goede argumenten

Als je slecht nieuws presenteert, verwacht de tegenpartij ongetwijfeld dat je een uitleg klaar hebt. Beperk je tot maximaal twee goede argumenten, want naar de andere zal je gesprekspartner waarschijnlijk geen oren meer hebben. Verzamel indien mogelijk bewijs om je argumenten te staven, zodat er geen discussie mogelijk is.

4.     Geef tijd om stoom af te blazen en toon medeleven

De kans is groot dat de ontvanger van het slechte nieuws boos of verdrietig reageert. Laat dat toe en gun hem of haar de nodige tijd om weer te bedaren. Toon eventueel je medeleven en laat merken dat je er ook mee in je maag zit.

5.     Bespreek vervolgacties

Hoe moet het nu verder? Bespreek duidelijk hoe je de situatie kunt afronden en welke verdere stappen elke partij nu kan ondernemen.