Aan de slag als office assistant? Dit moet je weten

office assistant

Twijfel je of een job als office assistant iets voor jou is? Begrijpelijk, want de titel zelf geeft nog niet al te veel prijs. We geven je een duidelijk overzicht van de taken en de kwaliteiten van een office assistant, zodat je weet waar je aan toe bent als je beslist om te solliciteren. Volg even mee.

De ruggengraat van het kantoor

Een office assistant zorgt er op verschillende manieren voor dat de werking op kantoor vlot verloopt. Concreet komt het erop neer dat collega’s met de meest uiteenlopende vragen bij jou terecht kunnen. Of je een klusjesman kunt bellen om de airconditioning te repareren of een vergaderzaal kunt vastleggen? Natuurlijk, je bent de ruggengraat van het kantoor. Lees hieronder meer over de uiteenlopende taken van een office assistant.

Het takenpakket van een office assistant

De werkdag van een office assistant ziet er nooit hetzelfde uit. Zijn of haar takenpakket is bijzonder gevarieerd en uitgebreid, en omvat onder meer:

  • bezoekers verwelkomen, zowel persoonlijk als telefonisch
  • het kantoor onderhouden en er de veiligheid waarborgen
  • HR op de hoogte houden van wat er leeft op de werkvloer
  • diverse office support-taken uitvoeren
  • meetings en afspraken inplannen
  • e-mails en zendingen voorbereiden, ontvangen en opslaan
  • de inventaris van kantoorbenodigdheden en apparatuur beheren
  • samenwerken met het extern sociaal secretariaat

Over welke vaardigheden en eigenschappen moet je beschikken?

Het is niet eender wie gegeven om een goede office assistant te zijn. Je moet beschikken over enkele onmisbare vaardigheden en eigenschappen:

  • kunnen multitasken en flexibel zijn
  • aandacht hebben voor details
  • beschikken over nauwkeurig organisatietalent en timemanagement
  • mondeling en schriftelijk goed kunnen communiceren
  • met Excel overweg kunnen
  • stressbestendig zijn
  • klantvriendelijk zijn

Check, check, dubbel check? Dan is een job als office assistant op je lijf geschreven!